FAQ’s
Freguesias
Instrumentos Previsionais
Execução Orçamental
Regime de Crédito
Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso
Prestação de Contas
Instrumentos Previsionais
• 1.1. É possível, em sede de elaboração do orçamento, inscrever “a zeros” a rubrica 16.01.01 – “Saldo da Gerência Anterior”?
Não. Aquando da elaboração dos documentos previsionais – Orçamento – não devem ser dotadas as desagregações do capítulo 16 – “Saldo da Gerência Anterior”.
Será já no decurso da execução orçamental do ano, depois de devidamente aprovado o mapa “Fluxos de caixa” da gerência anterior, que se poderá utilizar o saldo de gerência.
• 1.2. Quais os requisitos para a verificação do equilíbrio orçamental
O orçamento deve prever as receitas necessárias para cobrir todas as despesas.
A receita corrente prevista deverá ser igual ou superior à despesa prevista (a receita corrente bruta cobrada deve ser pelo menos igual à despesa corrente realizada e no momento das modificações orçamentais, alterações e revisões, deve ser respeitado o PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO). A integração do saldo de gerência, efetuada mediante modificação orçamental, releva na proporção da despesa corrente que visa financiar ou da receita que visa substituir.
• 1.3. Qual o procedimento a adotar no caso dos documentos previsionais, concretamente o Orçamento e o Plano Plurianual de Investimentos não serem aprovados pelo órgão deliberativo, no prazo estabelecido para esse efeito?
“Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o Orçamento em vigor no ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de dezembro”.
Acresce ainda que nesta situação, na qual a gestão financeira se rege pelo orçamento em vigor a 31 de dezembro do ano transato, poderão ser aprovadas as modificações que se venham a reconhecer como necessárias, devendo o orçamento que vier a ser aprovado já no decurso do ano financeiro a que respeitam, acolher a execução efetuada até essa data.
Execução Orçamental
• 2.1. Face a um donativo em espécie, qual o procedimento que a freguesia deverá adotar?
Após a necessária deliberação do órgão executivo, a freguesia fica obrigada a entregar à entidade doadora uma declaração comprovativa do donativo recebido, de forma a dar cumprimento ao que estipula o estatuto dos benefícios fiscais.
Importa ainda referir que os donativos em espécie não têm qualquer reflexo na esfera orçamental, mas unicamente na esfera patrimonial. No entanto, para efeitos de controlo, deve sempre existir um registo adequado que garanta a transparência do ato.
• 2.2. Numa freguesia todas as receitas estão sujeitas ao princípio da não consignação?
Não, também há receitas consignadas, ou seja, aquelas que pela sua natureza estão destinadas a fazer face a uma despesa específica.
É o caso, por exemplo, da receita atribuída no âmbito dos auxílios e da cooperação técnica e financeira, ou ainda, a receita transferida pelo município para a freguesia no âmbito dos protocolos de delegação de competências celebrados entre as duas entidades.
• 2.3. De que forma uma dívida objeto de impugnação judicial é reconhecida contabilisticamente?
Verificando-se o reconhecimento da dívida antes objeto de impugnação judicial, até que sobre eles seja proferida sentença final e executória, deve esta ser considerada na respetiva conta do passivo.
• 2.4. Qual o procedimento a adotar em caso de se verificar uma modificação da previsão da receita prevista?
No que respeita ao procedimento a seguir numa modificação por redução da receita prevista é nosso entendimento que, sendo a previsão da receita aprovada pelo órgão deliberativo, sempre que ocorra uma redução que implique a eliminação de projetos deverá o processo de modificação do orçamento consubstanciar uma alteração modificativa (revisão) ao orçamento e remetido para aprovação pelo órgão deliberativo.
Regime de Crédito
• 3.1. A que tipos de empréstimos podem recorrer as freguesias?
As freguesias podem recorrer a empréstimos de curto prazo e utilizar aberturas de crédito que devem ser amortizados até ao final do ano económico em que foram contratados.
Os empréstimos de curto prazo consideram-se receitas creditícias que se destinam a fazer face a insuficiências momentâneas de recursos financeiros, ou seja, para ocorrer a dificuldades de tesouraria.
Nos termos da Lei das Finanças Locais, o montante de empréstimos de curto prazo e as aberturas de crédito não podem exceder em qualquer momento 20% do respetivo Fundo de Financiamento das Freguesias.
Sempre que uma freguesia pretenda recorrer a um empréstimo desta natureza, é entendimento desta CCDRC que o procedimento a seguir poderá ser o de diligenciar junto de pelo menos três instituições financeiras, propostas que permitam aferir as melhores condições de financiamento para a freguesia. De realçar que o relatório de análise das propostas apresentadas pelas instituições financeiras terá que ser submetido à Assembleia de Freguesia que então decidirá da autorização ao estabelecimento do contrato de financiamento com a instituição financeira escolhida, competindo à Junta de Freguesia a celebração do respetivo contrato.
• 3.2 Uma freguesia pode recorrer a locação financeira?
As freguesias podem recorrer a LOCAÇÃO FINANCEIRA para aquisição de bens móveis, por um prazo máximo de cinco anos. Podem ainda celebrar contratos de LOCAÇÃO FINANCEIRA de bens imóveis com duração anual, renovável até ao limite de dez anos e desde que os respetivos encargos sejam suportados por receitas próprias.
Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso
• 4.1. No que respeita à aplicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA – Lei n.º 8/2012, de 3 de setembro, e do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho), é obrigatório que as faturas emitidas por entidades prestadoras de serviços de fornecimento contínuo (ex. luz, água, comunicações) contenham menção expressa do número do compromisso respetivo?
A assunção de compromissos deve seguir o estipulado na Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA), cujas disposições têm natureza imperativa e prevalecem sobre outras normas legais que disponham em sentido contrário (artigo 13.º).
De acordo com o estabelecido no n.º 3 do artigo 5.º da LCPA, deve ser garantida a emissão de um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente, sem o qual o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos.
Por outro lado, um pagamento só poderá ser realizado quando o respetivo compromisso tiver sido assumido em conformidade com as regras e procedimentos previstos na LCPA, em cumprimento dos requisitos legais de execução de despesas e após o fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições.
Acresce ainda, nos termos do n.º 2 do artigo 9.º da LCPA, que os “…agentes económicos que procedam ao fornecimento de bens ou serviços sem que o documento de compromisso, ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, possua a clara identificação do emitente e o correspondente número de compromisso válido e sequencial, não poderão reclamar das entidades públicas o respetivo pagamento ou qualquer direito ao ressarcimento, sob qualquer forma.”
O ónus da verificação de existência de documento válido é imputável ao agente económico, sob pena de não poderem reclamar da freguesia o correspondente pagamento.
Neste contexto, e com o objetivo de dar cumprimento ao n.º 3 do artigo 5.º da LCPA, prevê o manual da Direção Geral do Orçamento (página 13) uma metodologia de trabalho que deverá ser a adotada.
Assim, e no intuito de ultrapassar as dificuldades operacionais colocadas por fornecedores, sobretudo em contratos continuados como é o caso da luz, da água, das comunicações, deverá proceder-se do seguinte modo:
a) Enviar aos fornecedores e entidades afins, ofício com indicação dos números de compromisso correspondentes aos fornecimentos em causa;
b) Colocar um carimbo com o número de compromisso respetivo já anteriormente comunicado no ofício, quando a entidade receber o documento do fornecedor (fatura ou equivalente).
• 4.2. De acordo com o estipulado no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, o compromisso pelo valor integral do fundo de maneio também se aplica para a sua reconstituição, ou seja, todos os meses a freguesia tem que efetuar um compromisso pelo valor que está autorizado para o fundo de maneio, por exemplo, independentemente do montante ter sido totalmente gasto, ou não, no mês anterior?
Concretizando, caso o fundo de maneio seja por exemplo de 1.000,00 € e num determinado mês só tenham sido efetuados pagamentos (por fundo de maneio) no valor de 600,00 €, a freguesia vai ter que anular o compromisso e cabimento nas respetivas rubricas de classificação económica do valor remanescente (400,00 €) para, no mês seguinte, voltar a reconstituir o fundo de maneio pelos 1.000,00 €.
Para tal, terá que voltar a cabimentar e comprometer as várias rubricas e, obviamente, voltar a ter que demonstrar a existência de fundos disponíveis para efetuar o compromisso pelo valor integral, i.e., os 1.000,00 €.
A reconstituição mensal do fundo de maneio deverá concretizar-se no caso de a freguesia demonstrar que para isso tem fundos disponíveis, devendo então o novo compromisso a assumir corresponder, no limite máximo, ao valor do fundo de maneio que foi gasto no mês anterior, respeitando assim o montante integral do fundo de maneio autorizado.
Na prática, poderá acontecer que a freguesia num determinado mês, não disponha de fundos disponíveis para assumir um novo compromisso para efeitos da reconstituição do fundo de maneio, de valor igual ao montante total das despesas pagas no mês anterior, mas apenas de parte dessa importância.
Exemplificando, se o valor do fundo de maneio autorizado é de 1.000,00 € e a freguesia apresenta sempre fundos disponíveis então, em cada mês, a sua reconstituição passa por assumir um novo compromisso pelo valor da despesa paga no mês anterior.
Se os pagamentos efetuados por fundo maneio no mês anterior foram de 600,00 € então, para a sua reconstituição, será necessário a freguesia assumir um novo compromisso por esse mesmo montante (600€), repondo assim o valor integral do fundo de maneio autorizado.
Mas se a freguesia tem fundos disponíveis apenas no valor de 100,00 € em vez dos 600,00 € necessários à sua reconstituição pelo valor integral então, assume um novo compromisso de apenas 100,00 € passando o seu fundo de maneio para o mês em causa a ser de apenas 500€ (1.000€ – 600€ + 100€]).
Por último, se a freguesia não tiver fundos disponíveis, então não assume nenhum novo compromisso e o seu fundo de maneio, para o mês em causa, passará a estar limitado a 400,00 € (1.000,00 € – 600,00 €).
Em síntese, no pressuposto de que estão reunidas as condições para assumir um compromisso para constituição do fundo de maneio (existência de fundos disponíveis), caso a freguesia nunca o utilize, então não terá que o anular e voltar a assumir todos os meses.
No caso de uma utilização total ou parcial, então a freguesia para proceder à reconstituição do fundo de maneio terá que assumir um novo compromisso, mas apenas pelo exato montante da despesa paga por conta do compromisso inicialmente assumido no momento da constituição do fundo de maneio.
• 4.3. No que respeita à norma transitória a aplicar relativamente a compromissos plurianuais, qual o sentido e alcance do disposto no artigo 23. °, n.º 5 do Decreto-lei 127/2012, de 21 de junho?
No caso de COMPROMISSOS PLURIANUAIS por parte de entidades da administração local, é competente para o ato a assembleia de freguesia, conforme o disposto na alínea c), do nº 1 do artigo 6º da LCPA, aprovada pela Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro, estando previsto, no artigo 12º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho, como mecanismo para a sua operacionalização, que esta autorização possa ser dada aquando da aprovação das Grandes Opções do Plano.
• 4.4. Qual o significado de “contas a pagar”? Todos os saldos credores das contas de terceiros devem ser considerados como contas a pagar?
CONTAS A PAGAR definem-se como parte do passivo certo, líquido e exigível, considerando os saldos credores das contas de Terceiros (Fornecedores e outros), mas excluindo os montantes identificados como “não dívida”, isto é, situações em que a responsabilidade ainda se encontra condicionada pela ocorrência de um acontecimento futuro, como por exemplo:
• Verbas consignadas a determinadas entidades, mas que só serão devidas quando ocorrer a aprovação dos projetos que aquelas verbas se destinam a financiarem;
• Verbas na posse temporária da entidade (exemplo: cauções).
Também o pagamento a determinado fornecedor, suspenso por falta imputável ao credor (por exemplo, por falta de apresentação de certidão comprovativa de situação tributária ou contributiva regularizada ou por falta de autorização para a sua consulta) é enquadrável como CONTA A PAGAR (nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho).
• 4.5. Quais os procedimentos a assegurar relativamente aos compromissos plurianuais?
Nas freguesias o órgão competente para a autorização dos COMPROMISSOS PLURIANUAIS é a assembleia de freguesia, conforme o disposto na alínea c) do n.º 1 do artigo 6.º da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, estando previsto, no artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, como mecanismo para a sua operacionalização, que esta autorização possa ser dada aquando da aprovação das Grandes Opções do Plano.
• 4.6. Quais os requisitos para poder efetuar o pagamento de uma despesa assumida?
Face ao exposto na LCPA qualquer PAGAMENTO só poderá ser realizado quando o respetivo compromisso tiver sido assumido em conformidade com as regras e procedimentos previstos neste normativo legal, o qual tem caráter imperativo e prevalece sobre outros normativos legais.
O momento em que o compromisso deve ser registado é o da emissão da ordem de compra, nota de encomenda, assinatura de contrato ou documentos equivalentes, ou ainda quando é reconhecida a obrigação decorrente de lei.
Importa ainda referir que a assunção de compromissos no âmbito do fundo de maneio segue a regra estabelecida no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, que refere que os “…pagamentos efetuados pelo fundo de maneio são objeto de compromisso pelo seu valor integral aquando da sua constituição e reconstituição, a qual deve ter um caráter mensal e registo da despesa em rubrica de classificação económica adequada.”
Por outro lado, os agentes económicos que procedam ao fornecimento de bens ou serviços sem que o número de compromisso esteja claramente registado no documento em que é assumida a obrigação da entidade pública perante terceiros não poderão reclamar do Estado ou da entidade pública em questão, o respetivo pagamento.
• 4.7. Todos os pagamentos que não tenham sido tempestivamente realizados, são considerados pagamentos em atraso?
Por pagamentos em atraso entendem-se as “contas a pagar” que permaneçam nessa situação por mais de 90 dias posteriormente à data de vencimento acordada ou registada na fatura, contrato ou documento equivalente.
Importa realçar que não são considerados pagamentos em atraso:
a) Os pagamentos objeto de impugnação judicial até que sobre eles seja proferida decisão final e executória;
b) As situações de impossibilidade de cumprimento por ato imputável ao credor;
c) Os montantes objeto de acordos de pagamentos desde que o pagamento seja efetuado dentro dos prazos acordado.
• 4.8. Qual o prazo para conferência das faturas recebidas na freguesia?
As faturas recebidas devem ser registadas de imediato no sistema de controlo de entrada de documentação, não devendo permanecer em contas de receção e conferência por prazo que exceda o limite razoável de cinco dias úteis, após o qual deverão ser contabilizadas como “contas a pagar”.
Prestação de Contas
• 5.1. Quais os deveres de informação e da prestação de contas?
As freguesias devem publicitar (inclusive no respetivo portal), até 30 dias após a apreciação de prestação de contas pelo órgão deliberativo, bem como a enviar à Direcção-Geral das Autarquias Locais (DGAL), ao Instituto Nacional de Estatística (INE) e ao Tribunal de Contas (TC), os seguintes documentos obrigatórios:
a) Mapa de execução orçamental: mapa de controlo orçamental da receita e da despesa, mapa de execução do P.P.I. mapa de fluxos de caixa, mapa de contas de ordem, mapa de operações de tesouraria;
b) Anexos às demonstrações financeiras: caracterização da entidade, mapa de empréstimos e mapa de outras dívidas a terceiros;
c) Relatório de Gestão.
Os documentos de prestação de contas devem ser enviados:
• a Direção-Geral das Autarquias Locais (através do SISAL), nos 30 dias subsequentes à data da sessão do órgão deliberativo em que aquelas contas foram sujeitas a apreciação;
• ao Instituto Nacional de Estatística os documentos de prestação de contas até 30 dias após a sua aprovação e independentemente da apreciação pelo órgão deliberativo;
• ao Tribunal de Contas (através da sua plataforma eletrónica) até 30 de abril do ano seguinte àquele a que as mesmas respeitam independentemente da sua apreciação e votação pela Assembleia de Freguesia.
Em caso de incumprimento por parte das freguesias, dos deveres de informação bem como dos respetivos prazos, são retidos 10 % do duodécimo das transferências correntes no mês seguinte ao do incumprimento, sem prejuízo do valor que seja anualmente estabelecido no Decreto-Lei de execução orçamental (estes montantes são repostos no mês seguinte àquele em que a entidade visada passa a cumprir os prazos de prestação de informação, juntamente com a transferência prevista para esse mês).
As freguesias estão ainda obrigadas a reportar dados sobre informação financeira e gestão de recursos humanos, na plataforma informática que sustenta o Sistema Integrado de Informação da Administração Local (SIIAL).
• 5.2. Qual o procedimento a seguir relativamente à elaboração da Conta de Gerência e subsequente prestação de contas ao Tribunal de Contas, aquando da alteração do órgão executivo na sequência de eleições autárquicas?
Nos termos do artigo 52.º da Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas, Lei n.º 98/97, com posteriores alterações, as contas são elaboradas por anos económicos pelos responsáveis da respetiva gerência ou, caso estes hajam cessado funções, por aqueles que lhes sucedam, sem prejuízo do dever de recíproca colaboração.
A prestação parcial de contas dentro de um mesmo ano económico terá somente lugar em caso de substituição de todos os seus responsáveis ou em caso a substituição ocorrer por motivo de presunção ou apuramento de qualquer infração financeira, mesmo que tal substituição de responsáveis seja apenas parcial.
De realçar que, sempre que haja lugar a uma prestação parcial de contas, o prazo para a respetiva remessa ao Tribunal de Contas é de 45 dias a contar da data de substituição dos responsáveis.
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Freguesias
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Execução Orçamental
Regime de Crédito
Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso
Prestação de Contas
Instrumentos Previsionais
• 1.1. É possível, em sede de elaboração do orçamento, inscrever “a zeros” a rubrica 16.01.01 – “Saldo da Gerência Anterior”?
Não. Aquando da elaboração dos documentos previsionais – Orçamento – não devem ser dotadas as desagregações do capítulo 16 – “Saldo da Gerência Anterior”.
Será já no decurso da execução orçamental do ano, depois de devidamente aprovado o mapa “Fluxos de caixa” da gerência anterior, que se poderá utilizar o saldo de gerência.
• 1.2. Quais os requisitos para a verificação do equilíbrio orçamental
O orçamento deve prever as receitas necessárias para cobrir todas as despesas.
A receita corrente prevista deverá ser igual ou superior à despesa prevista (a receita corrente bruta cobrada deve ser pelo menos igual à despesa corrente realizada e no momento das modificações orçamentais, alterações e revisões, deve ser respeitado o PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO). A integração do saldo de gerência, efetuada mediante modificação orçamental, releva na proporção da despesa corrente que visa financiar ou da receita que visa substituir.
• 1.3. Qual o procedimento a adotar no caso dos documentos previsionais, concretamente o Orçamento e o Plano Plurianual de Investimentos não serem aprovados pelo órgão deliberativo, no prazo estabelecido para esse efeito?
“Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o Orçamento em vigor no ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de dezembro”.
Acresce ainda que nesta situação, na qual a gestão financeira se rege pelo orçamento em vigor a 31 de dezembro do ano transato, poderão ser aprovadas as modificações que se venham a reconhecer como necessárias, devendo o orçamento que vier a ser aprovado já no decurso do ano financeiro a que respeitam, acolher a execução efetuada até essa data.
Execução Orçamental
• 2.1. Face a um donativo em espécie, qual o procedimento que a freguesia deverá adotar?
Após a necessária deliberação do órgão executivo, a freguesia fica obrigada a entregar à entidade doadora uma declaração comprovativa do donativo recebido, de forma a dar cumprimento ao que estipula o estatuto dos benefícios fiscais.
Importa ainda referir que os donativos em espécie não têm qualquer reflexo na esfera orçamental, mas unicamente na esfera patrimonial. No entanto, para efeitos de controlo, deve sempre existir um registo adequado que garanta a transparência do ato.
• 2.2. Numa freguesia todas as receitas estão sujeitas ao princípio da não consignação?
Não, também há receitas consignadas, ou seja, aquelas que pela sua natureza estão destinadas a fazer face a uma despesa específica.
É o caso, por exemplo, da receita atribuída no âmbito dos auxílios e da cooperação técnica e financeira, ou ainda, a receita transferida pelo município para a freguesia no âmbito dos protocolos de delegação de competências celebrados entre as duas entidades.
• 2.3. De que forma uma dívida objeto de impugnação judicial é reconhecida contabilisticamente?
Verificando-se o reconhecimento da dívida antes objeto de impugnação judicial, até que sobre eles seja proferida sentença final e executória, deve esta ser considerada na respetiva conta do passivo.
• 2.4. Qual o procedimento a adotar em caso de se verificar uma modificação da previsão da receita prevista?
No que respeita ao procedimento a seguir numa modificação por redução da receita prevista é nosso entendimento que, sendo a previsão da receita aprovada pelo órgão deliberativo, sempre que ocorra uma redução que implique a eliminação de projetos deverá o processo de modificação do orçamento consubstanciar uma alteração modificativa (revisão) ao orçamento e remetido para aprovação pelo órgão deliberativo.
Regime de Crédito
• 3.1. A que tipos de empréstimos podem recorrer as freguesias?
As freguesias podem recorrer a empréstimos de curto prazo e utilizar aberturas de crédito que devem ser amortizados até ao final do ano económico em que foram contratados.
Os empréstimos de curto prazo consideram-se receitas creditícias que se destinam a fazer face a insuficiências momentâneas de recursos financeiros, ou seja, para ocorrer a dificuldades de tesouraria.
Nos termos da Lei das Finanças Locais, o montante de empréstimos de curto prazo e as aberturas de crédito não podem exceder em qualquer momento 20% do respetivo Fundo de Financiamento das Freguesias.
Sempre que uma freguesia pretenda recorrer a um empréstimo desta natureza, é entendimento desta CCDRC que o procedimento a seguir poderá ser o de diligenciar junto de pelo menos três instituições financeiras, propostas que permitam aferir as melhores condições de financiamento para a freguesia. De realçar que o relatório de análise das propostas apresentadas pelas instituições financeiras terá que ser submetido à Assembleia de Freguesia que então decidirá da autorização ao estabelecimento do contrato de financiamento com a instituição financeira escolhida, competindo à Junta de Freguesia a celebração do respetivo contrato.
• 3.2 Uma freguesia pode recorrer a locação financeira?
As freguesias podem recorrer a LOCAÇÃO FINANCEIRA para aquisição de bens móveis, por um prazo máximo de cinco anos. Podem ainda celebrar contratos de LOCAÇÃO FINANCEIRA de bens imóveis com duração anual, renovável até ao limite de dez anos e desde que os respetivos encargos sejam suportados por receitas próprias.
Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso
• 4.1. No que respeita à aplicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA – Lei n.º 8/2012, de 3 de setembro, e do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho), é obrigatório que as faturas emitidas por entidades prestadoras de serviços de fornecimento contínuo (ex. luz, água, comunicações) contenham menção expressa do número do compromisso respetivo?
A assunção de compromissos deve seguir o estipulado na Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA), cujas disposições têm natureza imperativa e prevalecem sobre outras normas legais que disponham em sentido contrário (artigo 13.º).
De acordo com o estabelecido no n.º 3 do artigo 5.º da LCPA, deve ser garantida a emissão de um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na ordem de compra, nota de encomenda, ou documento equivalente, sem o qual o contrato ou a obrigação subjacente em causa são, para todos os efeitos, nulos.
Por outro lado, um pagamento só poderá ser realizado quando o respetivo compromisso tiver sido assumido em conformidade com as regras e procedimentos previstos na LCPA, em cumprimento dos requisitos legais de execução de despesas e após o fornecimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições.
Acresce ainda, nos termos do n.º 2 do artigo 9.º da LCPA, que os “…agentes económicos que procedam ao fornecimento de bens ou serviços sem que o documento de compromisso, ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente, possua a clara identificação do emitente e o correspondente número de compromisso válido e sequencial, não poderão reclamar das entidades públicas o respetivo pagamento ou qualquer direito ao ressarcimento, sob qualquer forma.”
O ónus da verificação de existência de documento válido é imputável ao agente económico, sob pena de não poderem reclamar da freguesia o correspondente pagamento.
Neste contexto, e com o objetivo de dar cumprimento ao n.º 3 do artigo 5.º da LCPA, prevê o manual da Direção Geral do Orçamento (página 13) uma metodologia de trabalho que deverá ser a adotada.
Assim, e no intuito de ultrapassar as dificuldades operacionais colocadas por fornecedores, sobretudo em contratos continuados como é o caso da luz, da água, das comunicações, deverá proceder-se do seguinte modo:
a) Enviar aos fornecedores e entidades afins, ofício com indicação dos números de compromisso correspondentes aos fornecimentos em causa;
b) Colocar um carimbo com o número de compromisso respetivo já anteriormente comunicado no ofício, quando a entidade receber o documento do fornecedor (fatura ou equivalente).
• 4.2. De acordo com o estipulado no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, o compromisso pelo valor integral do fundo de maneio também se aplica para a sua reconstituição, ou seja, todos os meses a freguesia tem que efetuar um compromisso pelo valor que está autorizado para o fundo de maneio, por exemplo, independentemente do montante ter sido totalmente gasto, ou não, no mês anterior?
Concretizando, caso o fundo de maneio seja por exemplo de 1.000,00 € e num determinado mês só tenham sido efetuados pagamentos (por fundo de maneio) no valor de 600,00 €, a freguesia vai ter que anular o compromisso e cabimento nas respetivas rubricas de classificação económica do valor remanescente (400,00 €) para, no mês seguinte, voltar a reconstituir o fundo de maneio pelos 1.000,00 €.
Para tal, terá que voltar a cabimentar e comprometer as várias rubricas e, obviamente, voltar a ter que demonstrar a existência de fundos disponíveis para efetuar o compromisso pelo valor integral, i.e., os 1.000,00 €.
A reconstituição mensal do fundo de maneio deverá concretizar-se no caso de a freguesia demonstrar que para isso tem fundos disponíveis, devendo então o novo compromisso a assumir corresponder, no limite máximo, ao valor do fundo de maneio que foi gasto no mês anterior, respeitando assim o montante integral do fundo de maneio autorizado.
Na prática, poderá acontecer que a freguesia num determinado mês, não disponha de fundos disponíveis para assumir um novo compromisso para efeitos da reconstituição do fundo de maneio, de valor igual ao montante total das despesas pagas no mês anterior, mas apenas de parte dessa importância.
Exemplificando, se o valor do fundo de maneio autorizado é de 1.000,00 € e a freguesia apresenta sempre fundos disponíveis então, em cada mês, a sua reconstituição passa por assumir um novo compromisso pelo valor da despesa paga no mês anterior.
Se os pagamentos efetuados por fundo maneio no mês anterior foram de 600,00 € então, para a sua reconstituição, será necessário a freguesia assumir um novo compromisso por esse mesmo montante (600€), repondo assim o valor integral do fundo de maneio autorizado.
Mas se a freguesia tem fundos disponíveis apenas no valor de 100,00 € em vez dos 600,00 € necessários à sua reconstituição pelo valor integral então, assume um novo compromisso de apenas 100,00 € passando o seu fundo de maneio para o mês em causa a ser de apenas 500€ (1.000€ – 600€ + 100€]).
Por último, se a freguesia não tiver fundos disponíveis, então não assume nenhum novo compromisso e o seu fundo de maneio, para o mês em causa, passará a estar limitado a 400,00 € (1.000,00 € – 600,00 €).
Em síntese, no pressuposto de que estão reunidas as condições para assumir um compromisso para constituição do fundo de maneio (existência de fundos disponíveis), caso a freguesia nunca o utilize, então não terá que o anular e voltar a assumir todos os meses.
No caso de uma utilização total ou parcial, então a freguesia para proceder à reconstituição do fundo de maneio terá que assumir um novo compromisso, mas apenas pelo exato montante da despesa paga por conta do compromisso inicialmente assumido no momento da constituição do fundo de maneio.
• 4.3. No que respeita à norma transitória a aplicar relativamente a compromissos plurianuais, qual o sentido e alcance do disposto no artigo 23. °, n.º 5 do Decreto-lei 127/2012, de 21 de junho?
No caso de COMPROMISSOS PLURIANUAIS por parte de entidades da administração local, é competente para o ato a assembleia de freguesia, conforme o disposto na alínea c), do nº 1 do artigo 6º da LCPA, aprovada pela Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro, estando previsto, no artigo 12º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho, como mecanismo para a sua operacionalização, que esta autorização possa ser dada aquando da aprovação das Grandes Opções do Plano.
• 4.4. Qual o significado de “contas a pagar”? Todos os saldos credores das contas de terceiros devem ser considerados como contas a pagar?
CONTAS A PAGAR definem-se como parte do passivo certo, líquido e exigível, considerando os saldos credores das contas de Terceiros (Fornecedores e outros), mas excluindo os montantes identificados como “não dívida”, isto é, situações em que a responsabilidade ainda se encontra condicionada pela ocorrência de um acontecimento futuro, como por exemplo:
• Verbas consignadas a determinadas entidades, mas que só serão devidas quando ocorrer a aprovação dos projetos que aquelas verbas se destinam a financiarem;
• Verbas na posse temporária da entidade (exemplo: cauções).
Também o pagamento a determinado fornecedor, suspenso por falta imputável ao credor (por exemplo, por falta de apresentação de certidão comprovativa de situação tributária ou contributiva regularizada ou por falta de autorização para a sua consulta) é enquadrável como CONTA A PAGAR (nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei 127/2012, de 21 de junho).
• 4.5. Quais os procedimentos a assegurar relativamente aos compromissos plurianuais?
Nas freguesias o órgão competente para a autorização dos COMPROMISSOS PLURIANUAIS é a assembleia de freguesia, conforme o disposto na alínea c) do n.º 1 do artigo 6.º da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro, estando previsto, no artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, como mecanismo para a sua operacionalização, que esta autorização possa ser dada aquando da aprovação das Grandes Opções do Plano.
• 4.6. Quais os requisitos para poder efetuar o pagamento de uma despesa assumida?
Face ao exposto na LCPA qualquer PAGAMENTO só poderá ser realizado quando o respetivo compromisso tiver sido assumido em conformidade com as regras e procedimentos previstos neste normativo legal, o qual tem caráter imperativo e prevalece sobre outros normativos legais.
O momento em que o compromisso deve ser registado é o da emissão da ordem de compra, nota de encomenda, assinatura de contrato ou documentos equivalentes, ou ainda quando é reconhecida a obrigação decorrente de lei.
Importa ainda referir que a assunção de compromissos no âmbito do fundo de maneio segue a regra estabelecida no artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 127/2012, de 21 de junho, que refere que os “…pagamentos efetuados pelo fundo de maneio são objeto de compromisso pelo seu valor integral aquando da sua constituição e reconstituição, a qual deve ter um caráter mensal e registo da despesa em rubrica de classificação económica adequada.”
Por outro lado, os agentes económicos que procedam ao fornecimento de bens ou serviços sem que o número de compromisso esteja claramente registado no documento em que é assumida a obrigação da entidade pública perante terceiros não poderão reclamar do Estado ou da entidade pública em questão, o respetivo pagamento.
• 4.7. Todos os pagamentos que não tenham sido tempestivamente realizados, são considerados pagamentos em atraso?
Por pagamentos em atraso entendem-se as “contas a pagar” que permaneçam nessa situação por mais de 90 dias posteriormente à data de vencimento acordada ou registada na fatura, contrato ou documento equivalente.
Importa realçar que não são considerados pagamentos em atraso:
a) Os pagamentos objeto de impugnação judicial até que sobre eles seja proferida decisão final e executória;
b) As situações de impossibilidade de cumprimento por ato imputável ao credor;
c) Os montantes objeto de acordos de pagamentos desde que o pagamento seja efetuado dentro dos prazos acordado.
• 4.8. Qual o prazo para conferência das faturas recebidas na freguesia?
As faturas recebidas devem ser registadas de imediato no sistema de controlo de entrada de documentação, não devendo permanecer em contas de receção e conferência por prazo que exceda o limite razoável de cinco dias úteis, após o qual deverão ser contabilizadas como “contas a pagar”.
Prestação de Contas
• 5.1. Quais os deveres de informação e da prestação de contas?
As freguesias devem publicitar (inclusive no respetivo portal), até 30 dias após a apreciação de prestação de contas pelo órgão deliberativo, bem como a enviar à Direcção-Geral das Autarquias Locais (DGAL), ao Instituto Nacional de Estatística (INE) e ao Tribunal de Contas (TC), os seguintes documentos obrigatórios:
a) Mapa de execução orçamental: mapa de controlo orçamental da receita e da despesa, mapa de execução do P.P.I. mapa de fluxos de caixa, mapa de contas de ordem, mapa de operações de tesouraria;
b) Anexos às demonstrações financeiras: caracterização da entidade, mapa de empréstimos e mapa de outras dívidas a terceiros;
c) Relatório de Gestão.
Os documentos de prestação de contas devem ser enviados:
• a Direção-Geral das Autarquias Locais (através do SISAL), nos 30 dias subsequentes à data da sessão do órgão deliberativo em que aquelas contas foram sujeitas a apreciação;
• ao Instituto Nacional de Estatística os documentos de prestação de contas até 30 dias após a sua aprovação e independentemente da apreciação pelo órgão deliberativo;
• ao Tribunal de Contas (através da sua plataforma eletrónica) até 30 de abril do ano seguinte àquele a que as mesmas respeitam independentemente da sua apreciação e votação pela Assembleia de Freguesia.
Em caso de incumprimento por parte das freguesias, dos deveres de informação bem como dos respetivos prazos, são retidos 10 % do duodécimo das transferências correntes no mês seguinte ao do incumprimento, sem prejuízo do valor que seja anualmente estabelecido no Decreto-Lei de execução orçamental (estes montantes são repostos no mês seguinte àquele em que a entidade visada passa a cumprir os prazos de prestação de informação, juntamente com a transferência prevista para esse mês).
As freguesias estão ainda obrigadas a reportar dados sobre informação financeira e gestão de recursos humanos, na plataforma informática que sustenta o Sistema Integrado de Informação da Administração Local (SIIAL).
• 5.2. Qual o procedimento a seguir relativamente à elaboração da Conta de Gerência e subsequente prestação de contas ao Tribunal de Contas, aquando da alteração do órgão executivo na sequência de eleições autárquicas?
Nos termos do artigo 52.º da Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas, Lei n.º 98/97, com posteriores alterações, as contas são elaboradas por anos económicos pelos responsáveis da respetiva gerência ou, caso estes hajam cessado funções, por aqueles que lhes sucedam, sem prejuízo do dever de recíproca colaboração.
A prestação parcial de contas dentro de um mesmo ano económico terá somente lugar em caso de substituição de todos os seus responsáveis ou em caso a substituição ocorrer por motivo de presunção ou apuramento de qualquer infração financeira, mesmo que tal substituição de responsáveis seja apenas parcial.
De realçar que, sempre que haja lugar a uma prestação parcial de contas, o prazo para a respetiva remessa ao Tribunal de Contas é de 45 dias a contar da data de substituição dos responsáveis.
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