Execução do projecto

A execução dos protocolos de modernização administrativa é levada a cabo por uma estrutura de acompanhamento e controle, a qual é constituída por representantes da Direcção-Geral das Autarquias Locais e das Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regionais.

O acompanhamento da execução física e financeira dos Protocolos de Modernização Administrativa é assegurado pela Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional, sendo a Direcção-Geral das Autarquias Locais (DGAL) quem processa o pagamento da comparticipação aprovada.

Após a assinatura do Protocolo e da publicação do mesmo em Diário de Republica, existe um conjunto de elementos a considerar na execução do projecto, por forma a justificar o Investimento Elegível Aprovado:

1. Toda a documentação relativa à execução do projecto deverá ser remetida à Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Centro (CCDRC), para a Direcção Regional da Administração Local;
2. Em todos os contactos com a CCDRC a entidade deverá identificar coo número do protocolo. Para o efeito, deverão ser usados os seguintes elementos de identificação: o ano de celebração do Protocolo, o nome do projecto, a denominação da entidade, o concelho e a referência do projecto (Exemplo: Protocolo de Modernização Administrativa – 200. “Infornatização dos Serviços, …”  da CM de …………. …. Ref.: …./….);
3. Caso ainda não tenha informado a CCDRC de qual a Rubrica da Despesa em que o projecto está inscrito no Orçamento (Ponto IV do Formulário de Candidatura – INSCRIÇÃO DO PROJECTO NOS DOCUMENTOS FINANCEIROS PREVISIONAIS), deverá fazê-lo por forma a não comprometer o processamento da comparticipação aprovada;
4. A execução do Projecto deverá estar em conformidade com a candidatura aprovada, sendo que qualquer alteração ou reprogramação ao Protocolo deve ser atempadamente solicitada à CCDRC e devidamente justificada, sendo que o deferimento de tal solicitação é da competência do Senhor Secretário Adjunto e da Administração Local (exemplos: inclusão de aquisições não previstas, aumento ou diminuição das quantidades dos materiais e equipamentos, alteração de rubricas, prazos de execução, etc.);
5. Os documentos comprovativos da execução financeira do projecto, relativos ao Processo de Despesa são Ordens de Pagamento Facturas, Recibos (xls, 54 kB)  (ou Vendas a Dinheiro). É obrigatório o envio de fotocópias autenticadas pelos serviços destes documentos até perfazer a totalidade do Investimento Elegível Aprovado, conforme consta da candidatura. A falta de algum destes documentos invalida a despesa apresentada pela entidade.
6. Aquando do envio das fotocópias dos documentos de despesa anteriormente referidos deverão ser correctamente preenchidos os anexos “Listagem das Despesas Pagas (xls, 47.5 kB)” e “Mapa Sintese das Despesas Pagas (xls, 48 kB)  ” (ver “Listagem de Despesas – instruções (xls, 44 kB)  ” e “Mapa Sintese das Despesas Pagas (xls, 48 kB)”);
7. Após a assinatura do protocolo, é usual a DGAL processar um adiantamento da comparticipação aprovada (poderá ser a totalidade da comparticipação do 1º ano ou apenas uma parte da mesma).É desejável que esta justificação, seja enviada nos três meses seguintes à assinatura do projecto, como forma de incrementar a execução atempada do projecto;
8. Só após justificação do adiantamento, podem ser efectuados pedidos de reembolso da restante comparticipação aprovada. As novas transferências só são realizadas após envio da documentação à CCDRC, que verifica da conformidade da mesma com o projecto aprovado e informa a DGAL para efectuar o respectivo processamento;
9. Após o términus do projecto, deverá ser enviado à CCDRC o Relatório Final de Execução (doc, 38 kB)  . Este é um documento de avaliação da implementação do projecto e deve demonstrar as melhorias alcançadas com o investimento realizado. Só após a entrega deste Relatório, poderão ser processados os últimos 10% do total da comparticipação;
10. Para encerramento do processo a entidade deverá enviar toda a documentação até 31 de Outubro do último ano de vigência do projecto,por forma a que seja processada a comparticipação em falta até 31 de Dezembro do mesmo ano;
11. Caso a entidade não preveja o encerramento até 31 de Outubro do último ano de vigência do projecto, poderá efectuar, até esta data, um pedido de reprogramação financeira do projecto para o ano seguinte, desde que devidamente fundamentado, submetido à autorização do Senhor Secretário Adjunto e da Administração Local;
12. Toda a informação relativa ao projecto deverá estar organizada e acessível na entidade, podendo a CCDRC solicitar a qualquer momento a sua consulta ou mesmo efectuar visitas para acompanhamento e validação do projecto;
13. Para informações adicionais, poderá contactar a Divisão de Modernização Administrativa e Formação tel: 239858288/239858235.